Organiser un trail, les 16 étapes à suivre !

Organiser un trail est tout sauf simple. Par-delà l’envie de s’engager dans ce « travail d’Hercule » et du temps à y consacrer, cela implique une planification minutieuse.

Il y a en France plus de 3500 trails ! Organiser un trail est tout sauf simple. Par-delà l’envie de s’engager dans ce « travail d’hercule » et du temps à y consacrer, cela implique une planification minutieuse. Avec une attention à tous les détails, pour espérer offrir une expérience inoubliable à tous les participants.

En amont (de 1 an à 6 mois avant le jour J)

1 - Consolidez vos objectifs et votre concept

Prenez personnellement la mesure de l’engagement que vous prenez, et partagez ce choix avec vos proches.

Identifiez le public cible de votre trail (débutants, coureurs expérimentés, familles).

Déterminez le type de trail pertinent par rapport à votre cible (distance, difficulté, thème).

Construisez un budget réaliste, en estimant les dépenses en hypothèse haute et les recettes en hypothèse basse.

2 - Structurez votre équipe

Créez le cas échéant une structure -une association dans 99% des cas- pour porter l’organisation en personnalité morale.

Mobilisez une équipe d’organisation qui se structurera en trois types d’intervenants :

• L’équipe de bénévoles « dirigeante » mobilisée à l’année (de 3 à 10 personnes dans l’idéal).

• Les prestataires intervenant sur les postes à haute valeur ajoutée (gestion du web, plateforme d’inscription, chronométrage et suivi des coureurs, secours, animation…)

• Les bénévoles lors des journées d’épreuves : n’hésitez pas à passer des conventions avec des clubs locaux -même non sportifs- comprenant des dédommagements financiers.

3 - Choisissez le parcours le plus adapté aux exigences d’une organisation

Choisissez le lieu en sélectionnant un site de notoriété avec des paysages attrayants.

Tracez un parcours en tenant compte de la sécurité (accès facile et motorisé sur un certain nombre de points répartis de façon équilibrée), de la difficulté, des zones de protections éventuelles (Natura 2000, PNR…)et de la diversité des terrains.

Obtenez les autorisations nécessaires auprès des communes (domaine public) ou des propriétaires sur les terrains privés.

4 - Construisez un dispositif de secours optimum

Prévoyez un plan de sécurité en conformité avec les règles en vigueur, cumulant en fonction du nombre de participants et des caractéristiques du parcours, des médecins urgentistes, des associations de secouristes agréées, desmoyens de communication de type talkie-walkie et antennes relais, et un plan de répartition des secours avec horaires de présence et principales voies d’accès au parcours.

Assurez votre structure support et l’organisation à venir.

5 - Recherchez des financements publics et privés

Déposez des demandes de subventions aux divers niveaux de collectivités locales (Commune(s), Communauté de communes, Département, Région) : la plupart disposent de plateformes en ligne, déposez-y l’ensemble des pièces requises en conformité avec les critères d’attribution.

Prenez contact avec vos élus locaux de proximité pour avoir un appui conséquent pour le vote effectif des subventions demandées.

Réalisez et diffusez un dossier de sponsoring à destination des entreprises privées (locales et nationales) pour rechercher divers types de soutiens : numéraire, logistique et services, fourniture d’équipements athlètes et ou bénévoles.

Faites jouer vos réseaux pour faire aboutir l’envoi de ce dossier de sponsoring.

Avant l’événement (de 6 mois à 1 semaine)

6 - Gestion des inscriptions et chronométrage

Mettez en place un système d'inscription en ligne en choisissant un prestataire reconnu.

Fixez des tarifs d'inscription raisonnables -1 € par km est usuel- et proposez éventuellement des réductions pour les inscriptions anticipées.

Prévoyez un suivi régulier et pertinent des demandes des traileurs avant, pendant et après leur inscription (téléphone, mail).

Choisissez un prestataire de chronométrage en lien avec la plateforme de gestion de inscriptions.

Organisez la fabrication des dossards (si possible nominatifs) en lien avec la plateforme d’inscription et le gestionnaire du chronométrage.

7 - Communication et promotion

Créez un site web pour fournir toutes les informations indispensables sur l'événement : programme, règlement…

Ouvrez une page dédiée sur les réseaux sociaux et planifiez vos posts avec deux parutions hebdomadaires minimum (les lieux, les hommes, les anecdotes…)

Contactez les médias locaux (PQR, radios, télés locales) pour présenter votre trail et proposer des interactions promotionnelles (tirage au sort de dossards, valorisation de recos de parcours…).

Contactez les médias spécialisés et prévoyez un mix d’achat d’espaces et de visibilité rédactionnelle.

8 - Déposez le dossier administratif en préfecture (3 mois avant au plus tard)

Chaque département dispose d’un service dédié et d’une plate-forme virtuelle de dépôt des dossiers autorisant les épreuves de type trail. Seront intégrés au dossier : la liste des bénévoles, les plans des divers parcours, la police d’assurance, le dispositif de secours…

De 6 jours avant, au jour J

9 - Balisez le parcours et aménagez le site de départ-arrivée

Organisez le balisage du parcours chronologiquement : les zones éloignées d’abord, les portions proches d’habitations et fréquentées le plus tard possible, pour éviter les débalisages sauvages.

Optez pour un dispositif de balisage réutilisable et respectueux de l’environnement.

Le zonage des lieux de départ et d’arrivée devra tenir compte des flux et des fonctions afférentes à chaque site.

Prévoyez le dé-balisage et le démontage du site de départ-arrivée à l’issue immédiate de l’épreuve.

10 - Checkez tous les postes des bénévoles

Contactez tous les bénévoles, en direct ou via les chefs de postes, pour confirmer les présences sur le terrain aux heures prévues, en tenant compte des dernières prévisions météos induisant d’éventuelles adaptations logistiques.

Assurez-vous une dernière fois que tous les bénévoles connaissent leurs rôle et responsabilités.

11 - Prévoyez et installez les points de ravitaillement

En ayant au préalable quantifié les besoins (boissons, denrées, éléments de logistiques), répartissez les par site, et prévoyez les acheminements vers les sites.

12 - Briefings de sécurité et dernières vérifications

Informez les participants avant le départ, des risques potentiels conjoncturels et affinez les consignes de sécurité adaptées au contexte du jour.

Assurez-vous que le parcours est toujours bien balisé (ouvreurs) et sécurisé avant le départ (arrêt de l’éventuelle circulation automobile jouxtant la zone de départ).

Pendant et après l’événement

13 - Prévoyez des animations pour les participants et les spectateurs

Tenez compte de l’environnement immédiat pour adapter le volume sonore des animations à l’heure des arrivées et à la proximité de résidents permanents.

Veillez à accueillir tous les concurrents de la même manière, en particulier lors des arrivées nocturnes.

14 - Organisez des podiums et des remises de prix efficaces

Privilégiez des produits locaux pour les dotations des lauréats.

Maintenez des durées raisonnables de cérémonies.

Prévoyez en les limitant les prises de paroles des partenaires publics et privés.

15 - A l’issue de l’épreuve

Organisez un « moment de convivialité » avec toute l’équipe d’organisation.

16 - Communiquez dès le soir de l’épreuve

Rédigez et diffusez un communiqué de presse avec les résultats et les photos de l'événement.