Bien gérer le budget de votre événement Trail : CheckList GoogleSheets
La gestion de votre budget repose sur une règle d’or : prévoyez tout même les imprévus. On liste ici les bases et quelques réflexes à adopter, avec un modèle google sheet d'exemple.
Photo Grand Raid du Finistère
Un budget qui n’est pas équilibré et c’est la fin de votre événement sans même avoir commencé ! Alors qu’un budget bien travaillé est une mine d’or qui vous permettra de reproduire chaque année votre événement en améliorant chaque détails de votre organisation et vous faisant gagner un temps fou. Un fichier google sheet bien fait c’est aussi largement suffisant pour suivre les dépenses, les recettes et savoir si l’on peut réaliser ou non telle ou telle dépense pour l’événement. Gardez à l’esprit que votre gestion ne sera pas parfaite année 1, que le tableau demandera d’être adapté à votre événement mais l’important c’est de se mettre en mouvement avec la première marche déjà montée.
Les bases d’un budget d’événement
La gestion de votre budget repose sur une règle d’or : prévoyez tout même les imprévus. Vous devez être en mesure de savoir à tout instant où est parti l’argent, où vous pouvez en dépenser et quand il faut fermer les vannes !
Pourquoi un budget est indispensable
Pour éviter les imprévus financiers.
Pour convaincre des sponsors ou des partenaires.
Pour prendre des décisions éclairées, en toute sérénité.
Pour pérenniser dans le temps votre événement
Avec ce modèle de budget, vous pourrez identifier les zones où ajuster vos coûts ou booster vos revenus. Si vous partez de 0 ce doc pourra aussi vous être utile pour ne rien oublier. Ce serait dommage d’oublier l’impression des dossards ou le % de commission que vous devez fournir à tel ou tel prestataire…
Les dépenses à anticiper
Quand on a jamais participé à une organisation on peut se demander “mais où va le pognon qu’on donne aux organisateurs ?” ! Quand on a organisé, on comprend mieux… même si certaines orga ont des contraintes locales que l’on aura pas dans certaines régions. Exemple : En Bretagne, il y a une redevance à donner au conservatoire du littoral qui reverse cette redevance au gestionnaire de la zone. C’est à savoir et anticiper dans votre budget.
Photo Grand Raid du Finistère
La logistique de votre événement
C’est ici que l’essentiel de vos coûts se concentre :
Transport et stockage : Ceci comprend les frais de carburant, de location de véhicules, la location d’un local, l’assurance et l’entretien d’un véhicule…
Matériel : Achat ou la location d’équipements réutilisables (PLV, arches, sono, barnum, groupe électrogène…) pour réduire vos dépenses sur le long terme. Est-ce que ce matériel peut être loué à d’autres ou prêté en échange de bénévoles sur votre événement ?
Hébergement : Si votre événement est de nuit ou sur plusieurs jours il va falloir loger vos prestataires (à minima) et vos bénévoles (surtout s’ils viennent de loin)
Solutions numériques : Moins de bénévoles + de dépenses
Aujourd’hui, il est difficile d’imaginer un trail sans outils numériques. Parfois pour gagner du temps en raison de l’engagement bénévole qui se fait rare. Parfois, on n'a pas le choix… Voici quelques exemples incontournables :
Hébergement du site web.
Logiciels de gestion des inscriptions des coureurs
Gestion et inscriptions des bénévoles.
Cartographie en ligne pour dessiner vos parcours.
Gestion de vos partenaires
Communiquer avec vos coureurs grâce aux mails
…
Salaires et Prestations
Même si la majorité de votre organisation se fait de façon bénévole par vous ou vos équipes aujourd’hui il y a quelques postes de dépenses incontournables. Une part de votre budget ira :
Communication (graphisme, réseaux sociaux, diffusion d’un live, guest)
Animation (speaker, groupe de musique, jeux pour les enfants…)
Augmentez vos sources de revenus
Organiser un trail, c’est aussi savoir attirer des financements pour équilibrer son budget. Voici quelques pistes à explorer.
Les inscriptions : votre premier levier
Fixez un tarif juste, qui couvre vos frais tout en restant attractif pour vos participants. Pensez à proposer des options complémentaires comme des packs repas, des goodies en option, des accompagnements… N’ayez pas peur de mettre un tarif important année 1 si vous trouvez que cela est justifié. Si vous augmentez votre tarif par 2 d’une année sur l’autre les coureurs ne comprendront pas forcément alors que si vous placez votre événement comme “coûteux” dès année 1 alors les coureurs le sauront (il faudra juste assurer la prestation qui va avec… mais ça c’est un autre sujet).
Photo Grand Raid du Finistère
Les partenariats : moins mais mieux
Les entreprises sont de plus en plus sollicitées pour être partenaire de tel ou tel projet. N’allez pas présenter votre histoire partout ! Ciblez en quelques-unes en imaginant déjà comment ils peuvent s'intégrer dans votre projet. Faite le travail des équipes marketing ou de communication interne. Grâce à cette méthode vous allez vous démarquer des autres événements. Evidemment, il ne faut pas réinventer la roue et proposer aussi des offres qui fonctionnent n’est pas à laisser de côté (logo, PLV, publications RS, présence à la remise de prix…).
Autres revenus : Testez des choses
Gardez l’esprit ouvert à ce qui se fait, observez et allez à la pêche aux bonnes idées. Il y a parfois des événements qui vont proposer des petits plus aux coureurs qui peuvent rapporter gros… Regardez aussi ce qui se fait dans d’autres sports. Bref, il faut être à l’affût et ouvert.
Par exemple :
Les courses enfants GRATUITES. C’est un excellent produit d’appel pour que les parents achètent le t-shirt taille enfant ou qu’ils aillent consommer à la buvette en plus de faire plaisir aux enfants et véhiculer de belles valeurs.
Un village d’exposants avec des produits locaux ou spécialisés.
Des photos souvenirs payantes.
Personnalisation de la médaille
Quelques conseils en plus pour maîtriser les finances de votre événement
Pensez long terme
Investir dans du matériel de qualité peut sembler coûteux, mais cela s’amortit rapidement. Réutilisez tout ce que vous pouvez, édition après édition. Sur les 2 ou 3 premières années vous serez à l’équilibre mais ensuite vous verrez vos recettes augmenter de manière significative. Investissez intelligemment !
Faites équipe avec les locaux
Les partenariats avec les collectivités, commerçants ou associations locales sont souvent une excellente solution pour réduire les coûts, tout en impliquant la communauté.
Automatisez
Les outils numériques ne sont pas un luxe, mais un gain de temps précieux. De la gestion des bénévoles à l’envoi d’e-mails, ils vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel.
Pensez aux coureurs ! Si vous disparaissez du jour au lendemain, l'événement devra quand même se faire… alors notez tout dès le départ et réalisez des process pour tout. C’est un travail fastidieux mais qui vous permettra d’emmener votre événement loin et d’être plus serein le jour J.
Utilisez le modèle de budget
Le tableau associé a été conçu pour vous simplifier la vie. Il est complet mais ce n’est pas une doctrine. Vous devez vous l’approprier. Dans ce tableau vous trouverez 2 modèles l’un pour les événements de taille importante, l’autre pour les événements plus modestes.
Quelques conseils d’utilisation :
Adaptez-le : Ajoutez ou modifiez les catégories pour qu’elles reflètent les besoins spécifiques de votre trail.
Soyez rigoureux : Gardez en orange les dépenses estimés, passez en vert les dépenses sûres (vous avez le devis), passez en bleu les dépenses réglées
Analysez les écarts : Comparez vos prévisions de dépenses et recettes réelles pour apprendre et améliorer.
Ne comptez pas sur la boutique et la buvette : Il peut y avoir des années mortes. Ce genre de recette est à considérer comme du plus pour améliorer votre trésorerie et investir sur les éditions suivantes.
Enfin, conseil pratique, copier/coller le tableau dans un nouveau tableur ! Il est en mode lecteur seul et ne peut donc pas être modifié.
Conclusion
Avec une bonne planification financière et les bons outils, organiser un trail running devient beaucoup plus simple. Ce guide, associé au tableau, est là pour vous accompagner à chaque étape, et vous permettre de créer un bel événement qui va durer dans le temps. Faites vous confiance, et lancez-vous !
Lien vers le tableau Google Sheet
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